ビジネス メール 断り 方。 【状況別】お断りメールの書き方・例文・返信方法|ビジネス

お断りメールの例文3選と状況ごとに使えるフレーズ一覧

ビジネス メール 断り 方

ビジネスであれば発注の前に一般家庭であればリフォームや修繕といったまとまった工事費用がかかるものなどに対して見積もりをお願いすることがあります。 費用がわからないことについては先にかかる費用を把握していないと相手に仕事を頼むことはできません。 しかし、見積もりを出してもらってもその費用が納得できないときもあります。 そんなときにはお断りしないといけません。 見積もりはたいてい無料ですが相手は見積もりを出すために仕事をしてくれたのでお断りの連絡をすることに気が引けてしまいます。 見積もりを出すことは発注の可能性が得られるので見返りとして十分であるという見方をする人もいます。 これらの理由があろうともそもそもお断りする際には最低限のマナーが必要です。 相手への気遣いは社会においては常識の範囲ですが今一度、念のために確認しておきましょう。 見積もりを出してもらう 相手に仕事を頼む以上、見積もりをお願いすることは当然のことです。 見積もりを出してもらうわないと何も判断材料が無い状態になってしまいます。 見積もりとは そもそも見積もりとは商品やサービスを受ける際にかかる費用を事前に算出しておくことです。 見積もりを出してもらうことは判断材料になります。 また事前にお金を準備することができます。 見積もりはあくまでも事前に算出した費用なので、実際にかかる費用と誤差が出ることがあります。 工事などではよくあることです。 破損した部分を修繕しようと思っても外見だけでは判断できない部分もあります。 思っていた以上に損傷がひどかったり、別の部分まで破損していたりすると追加工事が必要になったりします。 その際は業者からは報告があるはずなので再度、話し合いをすれば済むことなのです。 しかし、まれに報告なしに追加作業をして見積もりよりもはるかに高額な請求をされる場合もあるようです。 稀なケースですがこのような業者もいて、よく見積もりの金額と実際の費用の差でトラブルになりこともあるため注意しましょう。 相見積もり どこかに仕事を頼もうとしたときに1社だけの見積もりではその金額が相場なのかどうか判断することは難しいです。 また、業者の対応の良さは実際に会って話してみないとわからないこともあります。 そんなときにはいくつかの業者に見積もりをお願いすることもあります。 これを相見積もりと言います。 仕事を頼む側は多くの情報が得られるので有効な手段です。 見積もりを出す側は他社との競争になるので好条件を出す必要があります。 見積もり後の断り方 見積もりを出してもらって納得ができる内容であれば問題はありません。 しかし、問題は見積もりの金額が納得できないときです。 見積もりを出すには相手に仕事をしてもらわないといけません。 いくら見積もりは無料でもお断りの連絡をする際は相手への配慮を忘れないようにしましょう。 電話での断り方 電話で見積もり後の断りを伝える人は多いでしょう。 電話だと直接会うためにお互い時間をわざわざ作らなくてよく言葉で伝えることができるので無難な方法です。 丁寧に伝えることはできますが失礼のないように言葉は選ばなければなりません。 メールであれば送信する前に確認できますが電話だと直接伝えるので常に配慮が必要になります。 また、お断りの電話したときに相手から断られないように食い下がってこられる場合もあります。 相手の方が上手な場合は断り切れない状況になる場合もあります。 事前に断る理由や話す内容をしっかり確認してまとめておきましょう。 メールで断る際の書き方・例文 ビジネスでやり取りしている場合は電話でなくメールで断りの連絡を入れることもよくあります。 ビジネス上では今後もお付き合いが続く可能性があったり、またすでにお付き合いがある場合は失礼の内容に言葉を選ばなければなりません。 メールの書き方は基本的にビジネスマナーに沿っていれば大丈夫です。 まずは挨拶と見積もりを出してもらったことの感謝を伝えることから始めましょう。 そして、見積もりを出してもらった結果、なぜ断ることになったのか差し支えがなければ理由を書きましょう。 細かい理由までは書く必要はありません。 最後は相手には見積もりを出すという仕事をしてもらったので謝罪の気持ちも伝えましょう。 件名はシンプルに「今回のお見積もりの件について」などで大丈夫です。 以上のことに気をつけてメールを書くと 「いつもお世話になっております。 お忙しい中、お見積書をいただきましてありがとうございます。 貴社のご提案を社内で検討しましたところ、誠に恐縮ながら、費用の面で、今回は見送らせて頂くことになりました。 誠に申し訳ございませんでした。 また今後もご提案をお願いする際には宜しくお願い申し上げます。 取り急ぎメールにご報告申し上げます。 失礼いたします。 」 のようになります。 メールの場合は伝えるべき内容をシンプルに伝える方が良いので断りの内容の部分以外は誰が書いてもこのような形に似通ってきます。 また見積もり後にメールで断るはビジネスではよくある事として認識しておきましょう。 見積もりの断り方におけるビジネスマナー 悪い断り方 態度 まずは認識として発注する側の方が立場が上であると勘違いしている人がいます。 そのような人は見積もりを出してくれる人に対して横柄な態度を取ったり、無理な要求をしたりします。 その要求が通らなかったり、感情で断ったりする人すらいます。 重要なことなので何度も書きますが見積もりは無料でも見積もりを出すために相手は仕事をしてくれています。 しっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。 悪い断り方 伝える方 見積もりの内容を見て金額や商品、サービス、補償などのいろいろな理由からお断りするという結果に至るわけですが相手にその理由を細かく伝えることは失礼になることがあります。 相手もプロとしてお金をもらって仕事をしているのでプライドを持っています。 その相手にダメだしするようなことは止めましょう。 断る理由を細かく伝える必要はありませんがある程度の理由は伝えましょう。 「相場よりも少し金額が高い。 」と伝えなくても良いですが「費用面で見送ることになりました。 」くらいは伝えましょう。 相手もなぜ断られたのか理由を知ることで今後の参考にもなります。 もしかすると値下げ交渉が始まったり、納期が遅いようであれば早めてくれることもあるでしょう。 理由を伝えることは相手のためでもあり、自分のためにもなり得ます。 断りの連絡を入れた際に食い下がられることを面倒に思って嘘の理由を伝える人がいますがこれは止めましょう。 ビジネスでは今後もお付き合いがあるかもしれないのでこの嘘がバレたときには印象が悪くなってしまいます。 また特にやってはいけない断り方は断りの連絡をしないことです。 連絡を怠ることはもはや社会人として失格の範囲と考えられます。 金額を理由にした断り方 見積もり後にお断りする理由として一番多いのは金額面だと思います。 断り方としてはどんな理由であっても今まで述べた方法と変わりません。 「検討した結果、費用の面で折り合いがつかず... 」、「予算とお見積もりの金額が合わずに... 」と包み隠す必要はないのでそのまま伝えて大丈夫です。 ただ、見積もりを出した後に金額が理由でお断りされることはよくあり、相手側もよくわかっています。 ですから、お断りの連絡を入れた際に値下げの交渉が始まることもよくあります。 その状況をあらかじめ想定した金額が最初の見積もりの金額ということがあります。 見積もりはまだ作業前の段階なので材料やサービスの見直しなどで金額を下げることもできます。 お断りする前に一度、相談してみるのもお互いのためになります。 日本人の性格 少し話がズレてしまいますが日本人は頼まれたことをお断りすることが苦手な傾向があります。 見積もりを出してもらって相手からお願いします。 と言われてしまうとお断りの連絡をすることにためらってしまいます。 こちらが断る側であっても嫌な思いをします。 その目の前にあるストレスが嫌で連絡を後回しにしてしまいがちです。 また、お断りすることで印象が悪くなってしまうのではないか?と気にする人もいるようです。 たしかに信頼を築くには時間がかかり、信頼を壊すのは一瞬です。 しかし、勘違いしてはいけないのは信頼は壊れるときは一瞬ですがしっかりした信頼関係ができていればそうそうに壊れるものではありません。 重要なことはお互いが信頼関係が壊れないような仕事をすることと考えられます。 しかし、日常生活であれば本人だけが我慢すればすることであってもビジネスとなるとそうはいきません。 相手がいてのことですし、自分の会社のことにもなります。 お互いのために上手なお断りの仕方を身に付けましょう。 見積もりを出す、断るも仕事である ビジネスであったり、日常生活の中でも大きな支払いをするときには誰だって慎重になります。 大きな金額を支払ったにも関わらず思ったようにならなかったということになればショックは大きいです。 そんな不安を解消するために見積もりは必要になります。 仕事を受ける側も作業に入る前には内容について説明しなければなりません。 見積もりを出すことはそのための準備でもあります。 また、仕事が発注される可能性があるからこそ見積もりを出すわけです。 特にビジネスでは見積もりを出す、断るということは頻繁に行われます。 その見積もりは無料である場合がほとんどです。 その見積もりによって仕事がもらえるかどうかはその人の交渉の仕方になります。 お断りする側も余計な経費を出すわけにはいきません。 つまり、お金のやりとりはありませんがお互い仕事で行っていることなのです。 マナーさえ守ればお断りの連絡自体は何も悪いことではありません。 お互い感謝の気持ちを忘れずに今後とも良い関係でいられることを意識しましょう。

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断りメールの送り方やコツ7つ【仕事・友達・恋愛】

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仕事上で発生する連絡事項には、「どうも言いづらいな…」というものも多々ありますよね。 例えば、相手に負担を強いるような依頼のほか、催促、お詫び、断り…など。 相手を目の前にして直接伝えるのであれば、声のトーンや表情によって感情を伝えられるので、何とかうまいことやれるような内容も、メールだと中々…。 こちらは全くそんな気はないのに、妙にカドが立って相手を不快にさせてしまったり。 一体どうすればこうした「伝えづらい内容」をメールでいい感じに送れるのか? 日本ビジネスメール協会の代表理事であり、ビジネスメールやコミュニケーションに関するコンサルティング・教育を手がける 株 アイ・コミュニケーションの代表を務める平野友朗さんにお聞きしました。 【前提】一つの言葉でも、自分と相手のとらえ方は異なることを意識する 前提として意識しておきたいのは、 自分では誠意を持って対応しているつもりでも、文書にした場合、相手から見ると冷たく感じられてしまいがちであるということ。 また、受け取った相手の価値観や考え方、あるいはメールを読んだときの状況や心理状態などによって、自分が意図しているのとは異なるとらえ方をされることもあります。 「こういう表現をすると、相手はどうとらえるか、どう感じるか」を考えながら書きたいものです。 少し言い回しを変えるだけでも、印象はやわらかくなります。 そして、面倒でも本題の前後に一言、思いやりや気配りを表すフレーズを加えることをお勧めします。 具体的なフレーズの例をご紹介しましょう。 相手に負担を強いるお願いごとをする場合の具体例 いきなり要望を切り出すのではなく、ワンクッションとなる言葉を入れましょう。 定番は「恐れ入りますが…」「お忙しいところ恐縮ですが…」などですが、難易度や緊急度などに応じてアレンジします。 「大変困惑している状況です」 「当方業務に不都合をきたしております」 「これ以上遅れますと、当方の営業に支障をきたしかねません」 相手にお詫びをする場合の具体例 ミスやトラブルなどよって相手に迷惑をかけた場合など、ベストな対応は「対面してのお詫び」ではありますが、すぐに相手のところに飛んで行けないケースも多いでしょう。 ミスが発生したなら、スピーディに対応することも重要。 適切なメールをすばやく送ることで、関係悪化を防げるのはもちろん、むしろ好印象につながることもあります。 お詫びのメールで押さえるべきポイントは次の4つです。 1.最初にお詫びの言葉を述べる 2.ミスやトラブルに至った経緯を説明する 3.今後の対処、心構えを伝える 4.改めてお詫びを述べる 謝罪の言葉の基本は「申し訳ございませんでした」。 「すみませんでした」はビジネス文書では不適切です。 より深刻な事態であれば、さらに丁寧な表現を使いましょう。 安易には使わない <このほかのお詫びフレーズ一例> 「このような事態を引き起こししてしまい、申し開きのできないことです」 潔く非を認める。 言い訳をしない姿勢がプラスの印象に 「ご不快の念をおかけ致しまして、大変申し訳ありません」 相手側と自分側と、どちらに非があるのか不明な場合にも使える 「このたびのことは、関係者一同猛省しております」 「反省」よりもさらに深刻に受け止めていることを伝える 「このような失敗を二度と起こさないよう、肝に銘じます」 失敗を教訓にするという、強い決意を伝える なお、深刻なトラブルであれば、とりいそぎメールを送った後、対面での謝罪が必要となります。 その場合は、次のように締めくくります。 「近日中に改めてお詫びにうかがいたいと存じます。 メールにて恐縮ですが、とりいそぎお詫びを申し上げます」 この一文を忘れると「メールで簡単に済ませるつもりか」と、火に油を注ぐことになりかねませんので、 注意してください。 相手からの申し出や提案を断る場合の具体例 「断る」ということが苦手…という人は少なくないと思います。 しかし、はっきりと断らずあいまいにしておくと、相手も困りますし、さらに断りづらくなります。 明確に断りの意思を示しつつ、カドが立たないフレーズを使うといいでしょう。 <基本の断り方> <プロフィール> 平野友朗さん/株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役、一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事、ビジネス実践塾 主宰 1974年生まれ。 筑波大学人間学類で認知心理学専攻。 広告代理店勤務を経て、2003年、日本で唯一のメルマガ専門コンサルタントとして独立。 2004年、アイ・コミュニケーション設立。 ビジネスメール教育の専門家。 得意とする分野は、メールコミュニケーション効率化や時間短縮などの業務改善、ウェブマーケティングの戦略立案やメルマガ・ウェブサイトの改善、メディア戦略を含めたブランド構築や出版プロデュースなど多岐に渡る。 著書に『カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室』『ビジネスメールの常識・非常識』ほか。 株 アイ・コミュニケーション 文・青木典子.

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相見積もりを断る場合のマナーとは お断りメールの例文もチェック

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弊社内のリソースが不足しており…• ご要望されている仕様への対応が非常に困難であり… といったように、断る理由を伝えることが大切ですよ。 クッション言葉を使い、やわらかい表現で 対面でもメールでも単刀直入に断ってしまうのではなく、 クッション言葉を使い相手に柔らかい印象を与えることも忘れてはいけません。 「あいにくですが・申し訳ございませんが・誠に遺憾ですが」 といったクッション言葉を、状況に応じて使い分けていきましょう。 代替案または、今後につながる言葉を使う お断りをする理由にもよりますが、 余裕があるときは 抱いた案を提示すると印象が良くなります。 ただし、代替案を提示する場合は必ずそのアポイントは守らなければいけないので、 無理に行わないようにしましょうね。 『お疲れ様です。 今回はお誘いいただき、ありがとうございます。 せっかくのお誘いですが、その日はあいにく先約があり今回は遠慮させていただきます。 また、別の機会にご一緒させていただければと存じます。 どうぞよろしくお願いいたします。 』 断り方で絶対にやってはいけない事は? お断りをするときは、相手に不快な思いをさせないためにも以下の事柄に注意しましょう。 この表現は相手に不快なイメージを与える可能性が高いので、 相手と今後距離を置きたい・付き合いをなくしたいときにのみ使用します。 曖昧な断り方 ビジネスでのお断りにおいて 最もやってはいけないことは、『曖昧な断り方をすること』です。 お断り、ということをハッキリと伝えないと相手は期待を持ったままで、失礼になります。 断りづらいからと前置きが長くなりすぎるのも、 用件が伝わりにくくなる可能性があるので、 簡潔に伝えるようにしましょうね。 まとめ お断りをするのは勇気が必要でできればやりたくないと思いますが、 お断りをせずにそのままにしておくほうが相手に期待させてしまい、かえって失礼です。 お断りは簡潔に、文末に次につながるフレーズを足すことで その後の相手との関係も悪化することは少なくなります。 今回ご紹介した例文を参考に、 誠意を持ち丁寧にお断りすることがポイントですよ。

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